一工程檔案資料歸檔責(zé)任劃分

  1、工程準(zhǔn)備資料(包括開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)資料等)，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。

  2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制并歸檔。

  工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。

  已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對(duì)監(jiān)理資料的形成進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

  3、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制，施工單位進(jìn)行具體編制、收集、整理，并在每項(xiàng)分部工程完成后，一個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。

  4、工程竣工驗(yàn)收資料，由工程部組織，施工單位進(jìn)行驗(yàn)收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報(bào)送城建檔案館。

  5、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團(tuán)公司工程結(jié)算目錄進(jìn)行收集整理，經(jīng)工程部審核，報(bào)工程主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋工程部公章，提交給預(yù)決算部，由預(yù)決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。

二工程部日常保管資料

  1、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。

  2、工程開工報(bào)告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。

  3、分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)：分包單位進(jìn)場(chǎng)10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋責(zé)任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、（主體）施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、材料檢測(cè)單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

  4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。

  5、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報(bào)表報(bào)工程部（或監(jiān)理單位項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人審批后蓋章，向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理月報(bào)是否規(guī)范及符合要求。工程完工后，由項(xiàng)目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報(bào)工程主管（或監(jiān)理單位）領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔。

  6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位。同時(shí)工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復(fù)要合并一起存檔。

  7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號(hào)后當(dāng)天存檔。

  8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。

  9、單位工程坐標(biāo)定位測(cè)量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報(bào)資料室存檔，測(cè)量記錄必須有建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位簽字并加蓋公章。

  10、簽證、委托、進(jìn)度申請(qǐng)：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；進(jìn)度申請(qǐng)經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位，同時(shí)工程部資料室存檔1份。

  11、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當(dāng)天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

  12、檢測(cè)報(bào)告、勘察報(bào)告：相關(guān)項(xiàng)目檢測(cè)完畢由相關(guān)單位在1個(gè)月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類歸檔。

  13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項(xiàng)目證照復(fù)印件：施工現(xiàn)場(chǎng)保存復(fù)印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復(fù)印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。

  14、結(jié)算資料：施工單位報(bào)送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，項(xiàng)目經(jīng)理、工程部負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由相關(guān)單位給預(yù)決算部報(bào)一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時(shí)，資料室存檔1份。

  15、材料報(bào)驗(yàn)：施工單位上報(bào)的材料報(bào)驗(yàn)資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報(bào)工程部負(fù)責(zé)人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗(yàn)報(bào)告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。

  16、施工報(bào)驗(yàn)資料（包括各種施工記錄）：施工單位上報(bào)的隱蔽驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人在報(bào)驗(yàn)資料臺(tái)帳上審批，報(bào)驗(yàn)資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類存檔。

  17、圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更：圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更要按照單位工程進(jìn)行分類歸檔，設(shè)計(jì)院下發(fā)的設(shè)計(jì)變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收，簽收日期精確到時(shí)分。工程部資料室同時(shí)保留1份存檔。

  18、施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案：施工單位上報(bào)的《施工組織設(shè)計(jì)》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔?！妒┕そM織設(shè)計(jì)》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊(cè)章?！熬幹迫恕焙汀皩徟恕钡葯趦?nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人。不對(duì)外報(bào)送的工程《施工組織設(shè)計(jì)》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項(xiàng)目章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。

三須移交檔案部門資料

  項(xiàng)目竣工后，工程部必須向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交竣工資料，并同時(shí)應(yīng)向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料（包含工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖）外，還需要將該項(xiàng)目工程建設(shè)過程性管理資料移交保管。

具體移交內(nèi)容及對(duì)象如下：

四移交資料要求

  1、歸檔工程文件組卷分類必須清楚，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊(cè)，并按工程進(jìn)度依次編制流水編號(hào)。

  2、移交資料類別必須齊全，內(nèi)容完整。

  3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時(shí)，復(fù)印件要清晰，并注明原件存放位置。

  4、歸檔文件應(yīng)字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備。

  5、工程資料統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，不符合標(biāo)準(zhǔn)的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達(dá)到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格，圖標(biāo)欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)編制的裝訂成冊(cè)的文件材料（如勘察報(bào)告）除外。

  6、工程資料盡量使用計(jì)算機(jī)打?。ê灻腿掌诔猓?，不得使用涂改液修改；簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料。

  7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能使用二底圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。

  8、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章和設(shè)計(jì)出圖專用章?？⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風(fēng)琴的樣式，見下圖1）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。

竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。（圖章示例見下圖）

  9、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖，并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。

  10、制作竣工圖只能以圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。

五整理規(guī)范程序

（一）資料的整理及排列

  1、整理方法

日常收集整理：按項(xiàng)目-單位工程進(jìn)展先后所形成的資料類型裝盒，按《工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷。

附件1： 工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表

備注：對(duì)于單位工程的劃分，可以參照施工許可證或者根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況劃分，比如高層，可能是幾棟樓組合在一起才是一個(gè)單位工程，對(duì)于別墅等資料較少的單體，可以按片區(qū)或者組團(tuán)進(jìn)行劃分。幾個(gè)項(xiàng)目共用并且無法分開的資料，可以組綜合卷。

移交時(shí)整理要求：

  （1）清整、檢查各階段形成的資料，確保嚴(yán)格按照附件1分類組卷；

  （2）督促各工程師清理個(gè)人手中資料，將應(yīng)歸檔的文件補(bǔ)充歸檔；

  （3）粘貼案卷背脊：根據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關(guān)內(nèi)容；

  （4）將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進(jìn)行編流水號(hào)，頁號(hào)從“1”開始，用鉛筆書寫在文件右下角，雙面書寫的文件，背面在左下角書寫編號(hào)，折疊后的圖紙一律寫在右下角，并編制卷內(nèi)目錄。 （見附件）

  （5）制作卷封皮及備考表（見附件）

  （6）所有收發(fā)文要登記臺(tái)賬（見如下附件）

  2、整理步驟

組卷年度：同類型、同一盒中資料最晚形成的時(shí)間就是組卷時(shí)間。

   （1）根據(jù)工程進(jìn)展順序清整已裝盒的資料，先按“單位工程-類型”的標(biāo)準(zhǔn)分類，然后分別按年度先后依次編順序號(hào)，如：2002、2003、2004……。

  A、不同檔案盒或卷的排列方法：

  同一個(gè)項(xiàng)目竣工工程、同一工程階段的資料，則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號(hào)排列，以此類推，案卷盒的排列如：2008、2009……。

  B、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法：

  同項(xiàng)目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號(hào)排列。

  例：某盒中有兩卷，即01、02，分別形成年度為2000、2001年，在盒中依次排列為2000、2001；又以某卷為例：某卷最早年度為1999，最晚年度為2001，卷內(nèi)文件依次排列為1999、2000、2001年，其組卷年度為2001年）。

  （2） 按工程進(jìn)展分類型、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容，按照類別進(jìn)行組卷裝訂，不同類別的資料要分開裝訂，如工程開工令，同一個(gè)單位工程的則按照時(shí)間順序裝訂在一起組成一卷，即使資料再少，也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。

  不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個(gè)檔案盒中，該盒案卷題名根據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成，比如一個(gè)檔案盒中包含工程開工令、工程延期報(bào)告兩卷資料，可以概括為：某某項(xiàng)目工程開工令、工程延期報(bào)告等資料。

當(dāng)同一類文件數(shù)量較多，可以組成多卷時(shí)，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號(hào)，括號(hào)內(nèi)以簡(jiǎn)短文字概括本卷內(nèi)容。

  （3）盒中每卷必須編制卷內(nèi)目錄與該卷一起裝訂，以便及時(shí)查閱相關(guān)卷內(nèi)內(nèi)容。

  （4）填寫《檔案資料移交書》，向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù)，并進(jìn)行清點(diǎn)雙方簽字認(rèn)可。